Estão todos a cabecear
De todos quantos conheço que trabalham ou trabalharam quando se fala sobre reuniões de trabalho a opinião é a mesma para quase todos: perde-se demasiado tempo em reuniões e na maior parte das vezes não se sai de lá com os assuntos totalmente resolvidos.
Há pessoas com as quais eu evito ao máximo reunir-me e que são aquelas por mim identificadas como padecendo do mal da "reunite". Tudo tem de ser discutido e analisado em reuniões demasiado longas, nas quais se fala de tudo e muito pouco daquilo que é o propósito da mesma. Não se chegam a conclusões na mioria das vezes, porque é necessário refletir mais um bocado.
Estas pessoas são as mesmas que estão constantemente a queixar-se das horas extras que têm de fazer, porque têm muito trabalho. Não não têm passam é muito tempo reunidas e a produzir pouco.
Há uns anos atrás tivemos umas sessões com um formador sobre a melhoria da qualidade nos serviços. Uma das pessoas da minha lista de personna non grata para reunir estava presente e achou por bem dizer que fazia imensas horas extras e apreciava os seus colegas que também as faziam. A resposta do formador foi esta: pois fique sabendo que se fazem horas extras regra geral, é porque não estão a produzir bem, nem de forma eficaz, não é de louvar esse tipo de postura. Eu exultei porque não podia estar mais de acordo e pensei ingenuamente: ora toma lá que é para aprenderes. Bom, 10 anos depois a pessoa em questão continua exatamente na mesma, o que é mau para ele e para quem tem de se reunir com ele.
Moral da história se querem preparar reuniões de trabalho produtivas o melhor será:
- ter uma hora de inicio e de fim (muito importante estipular logo a duração da reunião)
- criar uma agenda de trabalho, que deve ser seguida passo a passo, com o tempo previsto de duração de cada intervenção (no caso de existirem várias pessoas presentes)
- quando alguém começa a dispersar-se trazer a pessoa em questão de volta ao assunto de forma educada obviamente. Se a pessoa mesmo assim continuar a falar de abóboras pedir-lhe desculpa mas informa-lo que o seu tempo passou e que se vai avançar para o próximo ponto.
- Se por qualquer motivo a reunião tiver de se prolongar para além do tempo previsto perguntar se todos podem permanecer.
Estas dicas têm resultado razoavelmente bem mesmo com os "reuniticos agudos". Não é que eles tenham mudado, os outros é que lhes impuseram regras.
Sem comentários:
Enviar um comentário
A gerência agradece os vossos comentários